Đối với hóa đơn tự in, đặt in:
Chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn lần đầu cho việc bán hàng hóa, dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) doanh nghiệp phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB01/AC ban hành kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Đối với các doanh nghiệp là các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hoá đơn thu phí dịch vụ tự in thì còn phải đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn, trường hợp này không phải đăng ký trước số lượng phát hành.
Bên cạnh đó, ngoài việc gửi Thông báo phát hành đến cơ quan thuế, doanh nghiệp còn phải thực hiện niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu tại các cơ sở sử dụng bán hàng hóa, dịch vụ là liên giao cho người mua hàng trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
Đối với doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của doanh nghiệp nhưng khai thuế GTGT riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Còn nếu doanh nghiệp khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì các đơn vị này không phải Thông báo phát hành hóa đơn nữa.
Trường hợp doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
Cơ quan thuế sẽ xem xét và ra văn bản thông báo cho doanh nghiệp biết nếu phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải điều chỉnh để thực hiện thông báo phát hành mới.
Đối với hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Sau khi đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh thì phải tiến hành xử lý hóa đơn chưa sử dụng hết – xem chi tiết tại công việc “Xử lý hóa đơn chưa sử dụng hết khi chuyển địa điểm kinh doanh”.
THÔNG BÁO CHO CƠ QUAN THUẾ VỀ VIỆC ĐẶT IN HÓA ĐƠN LẦN ĐẦU
THỦ TỤC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
