Người lao động là nguồn nhân lực tạo ra lợi nhuận cũng như sự phát triển của công ty. Thông thường, doanh nghiệp càng phát triển, số lượng lao động có sự biến động càng lớn. Vì thế, công việc của kế toán cần làm là thông báo số số lượng lao động làm việc tại doanh nghiệp.
Theo Điều 16 Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị (Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH) về Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Người sử dụng lao động thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động đang làm việc tại thời điểm ngày 01 tháng 10 năm 2015 theo Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư này trong thời hạn 30 ngày, kể từ thời điểm nêu trên.
Đối với các đơn vị thành lập sau ngày 01 tháng 10 năm 2015 thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động làm việc tại đơn vị theo Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư này.
- Trước ngày 03 hằng tháng, người sử dụng lao động phải thông báo theo Mẫu số 29 ban hành kèm theo Thông tư này với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về tình hình biến động lao động làm việc tại đơn vị nếu có (tính theo tháng dương lịch của tháng liền trước thời điểm thông báo).
- Trường hợp, người sử dụng lao động giảm từ 50 lao động trở lên thì phải thông báo ngay với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời.
Thời hạn khai báo tình hình sử dụng lao động
Căn cứ Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đã sửa đổi một số quy định liên quan đến việc báo cáo sử dụng lao động có hiệu lực từ 01/02/2021 có quy định cụ thể về thời hạn khai báo tình hình sử dụng lao động như sau:
“Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05/6) và hằng năm (trước ngày 05/12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện…”
Theo đó, thời hạn mà doanh nghiệp phải thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động hàng năm là 05/6 và 05/12.
Mức phạt khi không khai báo tình hình sử dụng lao động
Căn cứ theo Điểm C, Khoản 1, Điều 7, Nghị định số 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ về quy định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có hiệu lực thi hành từ ngày 15/4/2020. Đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi lao động sẽ bị phạt tiền từ 1 – 3 triệu đồng.
Vì vậy, để tránh bị phạt đơn vị sử dụng lao động cần khai báo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm trước ngày 05/6.
Các bước khai báo tình hình sử dụng lao động online
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn, sau đó thực hiện đăng nhập bằng tài khoản của đơn vị sử dụng lao động (bằng phương thức sử dụng USB ký số).
Bước 2: Tại Trang chủ của Cổng DVC Quốc gia, đơn vị click vào “Dịch vụ công trực tuyến” rồi chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” và click “Tìm kiếm“.
– Trên màn hình hiển thị danh sách các dịch vụ công do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cung cấp, chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
– Bấm vào nút “Nộp trực tuyến” để thực hiện dịch vụ công.
Bước 3: Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động:
Sau khi bấm “Nộp trực tuyến” ở bước 2, màn hình sẽ hiển thị giao diện để đơn vị sử dụng lao động có thể lựa chọn cơ quan nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động (Sở LĐTB&XH hoặc Phòng LĐTB&XH nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện).
Bấm vào nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ ghi nhận đăng ký cơ quan Lao động nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động của đơn vị sử dụng lao động.
Trường hợp đơn vị sử dụng lao động đăng ký giao dịch hồ sơ điện tử qua nhà cung cấp dịch vụ I-VAN thì bấm nút “Thoát” và thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động trên phần mềm kê khai của I-VAN.
Bước 4: Khai báo tình hình sử dụng lao động và điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.
Lưu ý: đối với đơn vị sử dụng lao động đăng ký giao dịch hồ sơ điện tử qua nhà cung cấp dịch vụ I- VAN sẽ không thực hiện bước này.
Trên là các bước hướng dẫn khai báo tình hình sử dụng lao động trên Cổng DVC Quốc gia, thời hạn khai báo cũng như mức phạt khi không khai báo. Hy vọng, bài viết này đã đem đến thông tin hữu ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận hành chính – kế toán.
Người viết: Trịnh Thị Nguyệt_Tư vấn viên
